База знаний софт

Для того, чтобы упорядочить все имеющиеся виды и способы получения информации в коллективах сотрудников, крупные компании создают и поддерживают корпоративные базы знаний. По сути, такие базы - это своеобразные аналоги Википедии для внутреннего пользования Такие базы знаний способствуют следующему:

• быстро и качественно обучить новичков в компании;
• любой сотрудник может сэкономить свое рабочее время при поиске и получении необходимой ему информации;
• сохранить любую ценную информацию и уникальный опыт;
• обеспечить эффективную работу тех сотрудников, которые работаю удаленно;
• организовывать создание совместно оформленных сотрудниками документов, задач, при этом грамотно распределяя все обязанности;
• перевести все коллективные знания в собственность компании, а не отдельных работников.

Вся информация о бизнес-процессах, планы и наработки, учебные материалы и корпоративные мероприятия, тренинги, тим-билдинги – все это можно объединить в одном месте, что очень удобно. Для того чтобы создать так называемое вики-пространство для компании, потребуется довольно большое количество времени: ведь потребуется собрать и описать все накопленные знания за годы работы.

Неспециализированный софт

С помощью упрощенного вида базы знаний можно составить определенный список доступных документов, которые могут создаваться и храниться внутри сервиса и использоваться работниками компании. Например, для этого можно вполне успешно использовать следующие сервисы:

• Google Drive - это доступные, бесплатные и известные всем документы Гугл. Можно создавать презентации, текстовые документы, таблицы и др.
• Dropbox - это уникальное облачное хранилище, позволяющее организовать и хранить документы по проектам: от документов до разных обучающих материалов для сотрудников.
• Basecamp - в этом сервисе можно удобно прикреплять и хранить большое число документов, что дает возможность использовать его как wiki. Изначально сервис был создан для реализации проектов, но из-за того, что он обладает функцией создания закладок, многие компании используют его не только по прямому назначению.
• Evernote - данный сервис тоже довольно легко превратить в базу знаний. Что же нужно сделать? Просто предоставить сервису возможность объединять документы по темам и создавать тематические блокноты.
• Мегаплан - это сервис, работающий наподобие CRM-системы. Внутри него есть раздел с документами, где можно создать свою библиотеку из шаблонов, инструкций, различных полезных материалов.

Данный список еще можно продолжать - например, использовать для базы знаний софт компании уже знакомый нам Яндекс.Диск (или его альтернативу - OneDrive), а также такой сервис как XMind или недавно появившуюся новинку - Shuttle.

Специальные сервисы

Они дают компаниям возможность коллективно создавать функциональные свою собственную библиотеку - базу знаний, при этом используя Wiki технологию, но вот знание HTML не потребуется.
Какие же возможности могут предоставлять сервисы для ведения корпоративных вики-баз знаний:

• размещать в одном месте любые документы, инструкций по разным направлениям, чек-листы и алгоритмы;
• предоставлять работникам совместный доступ для работы над материалами;
• настраивать различные уровни доступа к определенным страницам и для определенных сотрудников;
• довольно легко найти нужные данные при помощи удобного поиска с фильтрами и тегами;
• создание иерархий страниц для объединения информации в базе знаний при помощи перекрестных ссылок.

Обзор других инструментов

Кроме того, отдельными инструментами по созданию баз знаний могут являться специализированные платформы. Зачастую они имеют платные тарифы, множество настроек и приятный интерфейс. Один из самых известных сервисов - это Confluence.
Также довольно часто такие сервисы можно внедрить и в другие корпоративные порталы и системы. Они легко могут стать частью 1С, Битрикс или Дзендеск. Такие решения дешевле полноценных программ, но часто им не хватает удобства и гибкости. Третья категория платформ - это бесплатные и доступные всем программные продукты. Им присущи такие же недостатки, как и любым другим открытым сервисам. К ним можно отнести движок MediaWiki, который лежит в основе Википедии, а также DokuWiki.